ساليان متمادي برنامه هاي كاربردي مورد استفاده در سيستمهاي اطلاعاتي بصورت مجزا (functional)ارائه ميشد و هيچ ارتباطي با يكديگر نداشتند. چنين نرم افزارهايي مورد توجه و علاقه شركتهاي كوچك بود و براحتي نيازهاي خود را توسط اين برنامه هاي كاربردي (application) برآورده ميكردند. اما پس از مدتي با گذشت زمان و با شروع فرايند مهندسي مجدد فرايندها در سازمانها ، نياز به انواع مختلف سيستمهاي اطلاعاتي احساس شد و توليد سيستمهاي اطلاعاتي يكپارچه كه بتواند نرم افزارهاي حوزه هاي مختلف از جمله حسابداري ، توليد ، فروش ، انبار و ... را بصورت منسجم و همراه هم بكار گيرد آغاز گرديد . براي توليد چنين نرم افزاريهايي ، ارائه رويكرد هاي جديدي از جمله معماري مبتني بر client /server و همينطور نرم افزارهاي يكپارچه ضروري بنظر ميرسيد...
در سال 1992ساختار يك سيستم اطلاعاتي يكپارچه توسط دو نفر به نامهای Yakhou و Rahali توسعه يافت . در اين ساختار ، به اشتراك گذاري داده ها بين كاربران اين امكان را ايجاد ميكرد تا به سادگي و بسرعت داده هاي مورد نياز واحدهاي ديگر را در اختيارشان قرار دهند و همچنين مديران بخشهاي ديگر نيز قادر بودند بصورت يك سيستم جامع و يكپارچه با يكديگر در ارتباط باشند و گزارشات مورد نياز خود را از يك سيستم واحد استخراج نمايند. ERP چيست ؟ ( ERP ( Enterprise Resource Planning سيستمي جامعي است كه سعي در يكپارچه سازي همه وظايف و بخشهاي موجود دريك سازمان با استفاده ازيك سيستم كامپيوتري واحد را دارد كه بتواند نيازهاي خاص و ويژه اين بخشها را برآورده سازد . اين كار با استفاده از يك نرم افزار كامپيوتري انجام ميشود كه بوسيله يك ديتابيس واحد ، امكان به اشتراك گذاري اطلاعات و ارتباط بخشهاي مختلف را با يكديگر برقرار ميسازد . اين نرم افزار از تعدادي ماژول نرم افزاري تشكيل شده است كه هر يك بخشي از وظايف موجود در شركت را بر عهده دارند . اغلب نرم افزارهاي ERP آنقدر منعطف هستند كه شركتهاي خريدار قادرند تعدادي از ماژولهاي مورد نيازو يا همه آنها را نصب و بكارگيرند . بعنوان مثال شركت خريدار قادر است فقط ماژولهاي منابع انساني (HR) و مالي را از اين بسته نرم افزاري ، خريداري ، نصب و مورد استفاده قرار دهد .
ERP چگونه قادر است عملكرد تجاري يك شركت یا سازمان را بهبود بخشد ؟ بطور كلي هدف اصلي و اوليه ERP آن است كه فرآيند دريافت سفارش از مشتري ( در بخش صنعت یا خدمات )و پردازش آن تا مرحله نهايي را بهبود بخشد . بعنوان مثال وقتي يك سفارش رسيده از سوي مشتري( و یا یک نفر مراجعه کننده به یکی از حوزه های شهرداری) وارد سيستمERP ميگردد ، همه اطلاعات لازم جهت تكميل و ارائه اين سفارش (یا نیاز شهروند)، در آن موجود ميباشد . اطلاعات مربوط به اينكه آيا مشتري سفارش دهنده ، اعتبار كافي نزد شركت یا سازمان را دارد يا خير ، از ماژول مالي بدست ميآيد و به همين ترتيب اطلاعات لازم در مورد سطح موجودي انبار كالا و مواد اوليه مربوط به اين سفارش ، از ماژول انبار استخراج ميگردد . با بكارگيري اين سيستم ، كاربران تنها وارد كننده داده و اطلاعات به سيستم نيستند بلكه آنها از اين پس وظيفه سنگيني را بر عهده خواهند داشت زيرا در مورد سئوالاتي از قبيل اينكه "آيا مشتري حاضر بموقع بدهي خود را بابت سفارش دريافتي خود خواهد پرداخت؟" ، "آيا ما قادر خواهيم بود بموقع سفارش مورد نظر را تحويل مشتري دهيم ؟" و سئولاتي از اين قبيل ، كاربران سيستم بايد بتوانند سريعا تصميم گيري لازم را انجام دهند واين تصميمات بر روي كل فرايند ERP تاثير گذار خواهد بود . بعلاوه ساير كاربران در بخشهاي ديگر نيز لازم است اطلاعات را بروز وارد سيستم نمايند . بعنوان مثال اگر مسئول سيستم انبار در مورد سطح موجودي انبار اشتباهي مرتكب شود ، شركت ممكن است بسياري از مشتريان خود را بدليل اطلاعات نادرست درمورد كافي نبودن ميزان موجودي ، از دست بدهد.
يك پروژه ERP چه مدت بطول ميانجامد ؟ در شركتها سازمانهای كوچك و آنهايي كه فقط بخشي از ماژولهاي ERP را خريداري و راه اندازي ميكنند ، اين پروژه ممكن است حدود شش ماه يا كمتر بطول انجامد ولي براي شركتها یا سازمانهای بزرگ و آنهايي كه تمايل دارند اين پروژه را بطور كاملتر به اجرا گذارند ، به اين دليل كه نياز به تغيير در بخشهاي مختلف سازمان متناسب با بسته نرم افزاريERP وجود دارد ، اجراي اين پروژه بطور ميانگين بين يك تا پنج سال بطول ميانجامد .
بكارگيريERP براي يك كسب و كار چه مزيتهايي راميتواند به همراه داشته باشد ؟ بطور كلي مزاياي عمده پياده سازي سيستمهايERP در شركتها را ميتوان بصورت زير بر شمرد :
-
الف ) يكپارچه سازي اطلاعات : بر خلاف سيستهاي ديگر كه ممكن است هر يك از بخشهاي مالي، فروش ، توليد و ... گزارشهاي ضد و نقيضي در مورد فعاليتها و سهم خود در افزايش ميزان درآمد شركت ارائه دهند ،ERP به شركت كمك خواهد كرد كه اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و كامل از يك سيستم بدست آورد .
-
ب ) يكپارچگي اطلاعات در مورد نیازهای مشتريان : ERP كمك خواهد كرد تا سفارشات و نیازهای مشتريان از زمان دريافت سفارش یا اعلام نیاز یا مراجعه ، دريافت مواد اوليه از تامين كنندگان كالا براي توليد آن سفارش تا تحويل كالاي توليد شده به مشتري و دريافت وجه آن بطور يكپارچه در يك سيستم نگهداري شود و به اين ترتيب شركتها قادرند براحتي سفارشات را رديابي كنند و هماهنگي لازم بين بخشهاي مختلف شركت را ايجاد نمايند .
-
ج ) استاندارد سازي و سرعت بخشيدن به فرآيند توليد : سيستمهايERP با استاندارد سازي فرايندهاو استفاده از يك سيستم كامپيوتري منسجم باعث صرفه جويي در زمان و افزايش بهره وري خواهند شد.
-
د ) كاهش موجودي انبار : ERP با بهينه سازي فرآيند انجام کار ، باعث كاهش گلوگاهها و رفع موانع احتمالی در مسیر انجام بسیاری از فرآیندها شده و باعث سبکتر شده حجم انبار داده ها می شود. به بيان ديگر ERP توانايي مديريت زنجيره عرضه محصول ( Supply Chain Management ) را نيز فراهم ميسازد .
-
ه ) استاندارد سازي اطلاعات مربوط به منابع انساني شركت ، صرفه جويي در زمان و جلوگيري از دوباره كاري
آيا ERP با فرايندهاي موجود در شركت یا سازمان تطابق دارد يا خير؟ نكته مهمي كه در اجرا و پياده سازي يك سيستمERP بايد مد نظر قرار گيرد آن است كه آيا اين مجموعه نرم افزاري با وضع موجود شركت خريدار نرم افزار ، تطابق دارد با نه ؟ اين يكي از دلايل مهمي است كه در روند اجراي فرآيند ERP در شركتهاي خريدار ، اختلال ايجاد ميكند و باعث ميشود گاها در اجراي پروژه چند ميليون دلاري ERP وقفه ايجاد شود . در چنين شرايطي دو راه وجود دارد: يا اينكه شركت خريدار بايد فرايندهاي موجود خود را تغيير داده و مطابق با سيستم ERP سازد و يا بسته نرم افزاري موجود بايد بر اساس شرايط خاص آن شركت تغيير داده شود . در حالت اول تغييرات عمده اي در مسئوليتها ، نحوه كار ، وظايف پرسنل و روشهاي انجام كار و ... ايجاد ميگردد و به عبارتي لازم است فرآيند مهندسي مجدد ( Reengineering ) در سطح شركت اجرا شود. در حالت دوم نيز احتمال بروز مشكلات ( BUGS ) در نرم افزار افزايش مي يابد و بعلاوه اشكالات خاصي را در بروزرساني نرم افزار ( UPGRADING ) در نسخه هاي بعدي ايجاد خواهد كرد زيرا نسخه هاي بعدي نيز بايد بصورت خاص و سفارشي توليد شوند.
ERP چه نوع هزينه هايي ميتواند به همراه داشته باشد؟
-
هزينه هاي آموزش : از آنجا كه كاركنان در بخشهاي مختلف شركت با يك سيستم يكپارچه كار ميكنند ، لازم است درك بيشتري از فعاليتها و فرايندهاي موجود در ساير بخشها نيز پيدا كنند . زيرا هر داده اي كه آنها وارد سيستم ميكنند بر روي كل سيستم اثر گذار خواهد بود . بنابراين بايد ارتباط بين بخشهاي مختلف شركت از طريق اين سيستم براي كاربران كاملا تشريح گردد . علاوه بر اين ، برنامه اي براي آموزش شكل ظاهري ( INTERFACE ) سيستم نيز بايد تدارك ديده شود.
-
هزينه يكپارچگي و تست نرم افزارها :براي حصول اطمينان از روند صحيح اجراي فعاليتها ، بايد ارتباط بين نرم افزارهاي ERP با يكديگر و احتمالا با ساير نرم افزارهاي بكاررفته در شركت مورد توجه قرار گيرد كه اين كار مستلزم هزينه هايي خواهد بود . به عنوان مثال يك شركت توليدي ممكن است نرم افزارهاي جانبي براي تجارت الكترونيكي ، سيستم باركد و ساير سيستمهاي مورد استفاده خود نيز داشته باشد. بنابر اين لازم است ارتباط درست و حساب شده اي بين اين نرم افزارها و بسته نرم افزاري ERP برقرار شده باشد .
-
سفارشي كردن نرم افزارها ( Customization ) : اين كار در مواقعي انجام ميشود كه يكي يا چند مورد از نرم افزارهاي ERP نتواند با شرايط كاري و فرايندهاي موجود شركت خريدار تطابق داده شود و بنابراين ضروري بنظر ميرسد كه نرم افزار مزبور بر اساس شرايط خاص آن شركت باز سازي شود.
-
تبديل داده ها ( Data Conversion ) : بطور يقين تبديل و انتقال داده ها و اطلاعات مربوط به مشتريان ، كالاها ، عرضه كنندگان ، طرفهاي تجاري و... از سيستم مورد استفاده قبلي به سيستم جديد مبتني بر ERP ، مستلزم هزينه هايي خواهد بود.
-
مدت زمان بازگشت سرمايه (ROI) : اغلب شركتها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازيERP بتوانند منافع مورد نظر خود را سريعا از اين سيستم كسب كنند ولي چنين امري در بدو امر امكان پذير نيست و لازم است مدت زماني از نصب و اجراي سيستم ، گذشته باشد و بهبودهايي در فرآيند موجود نيز حاصل شده باشد تا زمان بازدهي اين پروژه آغاز گردد.
چه عواملي اغلب باعث ناكامي در اجراي پروژه ERP ميگردد؟ تجربه نشان داده است كه مهمترين عامل ناكامي در پياده سازي و اجراي اين پروژه ، كاركنان و پرسنل استفاده كننده از نرم افزارها در بخشهاي مختلف شركت ميباشند . اگر آنها نپذيرند كه ERP روند اجراي كارها و فعاليتهاي آنها را نسبت به سيستمهاي قبلي بهبود ميبخشد ، در برابر اجراي آن مقاومت نشان ميدهند و آن را با شكست مواجه ميكنند . بنابراين اجراي مديريت تغيير كه از مباحث عمده در مديريت بشمار ميرود قادر است روند اين ناكامي و شكست را متوقف سازد.
ERP چگونه با تجارت الكترونيكي تطابق پيدا ميكند؟ همانگونه كه كاربران سيستمهاي مختلف در بخشهاي متنوع شركت از سيستم يكپارچه ERP استفاده ميكنند و نيازهاي خود را از طريق آن برآورده ميسازند ، دو گروه عمده ديگر يعني مشتريان ( Customers ) و عرضه كنندگان ( Suppliers ) كه در خارج از محدوده شركت فعاليت ميكنند ، نيز نيازمند دسترسي به يكسري از اطلاعات موجود در سيستمERP از قبيل ميزان سفارشات ، سطح موجوديها و... ميباشند . پس لازم است دو كانال جديد براي اين دو گروه ايجاد شده و امكان دسترسي آنان را به بخشي از اطلاعات مورد نياز فراهم سازيم . اين كار امروزه از طريق تجارت الكترونيكي ( Electronic Commerce ) امكان پذير خواهد بود كه در مورد مشتريان بحث B2C و در مورد عرضه كنندگان ، بحث B2B مطرح ميشود . با توجه با آنچه گفته شد ، لازم است بسته نرم افزاري ERP بتواند ارتباط مناسبي با Web برقرار ساخته و از اين طريق امكان استفاده و بكارگيري تجارت الكترونيكي را نيز در شركت فراهم سازد . ازآنجا كه اينترنت هيچگاه با توقف مواجه نميشود و دائما در حال تغيير است ، در مواقعي كه لازم است اصلاحات ، نگهداري و بروز رساني درسيستمERP انجام شود ، فعاليت وب سايت شركت نيز متوقف خواهد شد . پس لازم است با انعطاف پذيري مناسبي كه بين ERP و وب سايت شركت صورت ميپذيرد ، ترتيبي اتخاذ شود كه برنامه هاي كاربردي تجارت الكترونيكي در مواقعي كه ERP متوقف شده است ، همچنان به فعاليت خود ادامه دهند .
براي حل اين مشكل از نرم افزاري استفاده ميشود كه قادر است اطلاعات مورد نياز را از ERP بدست آورده و به عنوان يك مترجم اين اطلاعات را به يك فرمت قابل درك در تجارت الكترونيكي و ساير برنامه هاي كاربردي تبديل كند .
