چارچوب زاکمن در فرايند معماري سازماني

• چكيده

در دهه اخير، فعاليتهاي زيادي در رابطه با معماري سازماني و نيز روشها و استانداردهاي آن در سطح دنيا صورت گرفته است. معماري سازماني به عنوان راه‌حلي جامع و راهبردي در مديريت توسعه سيستم‌هاي اطلاعاتي از دهه 1990 ميلادي با حركت فزاينده‌اي مورد توجه قرار گرفته است؛ به گونه‌اي كه در حال حاضر، اغلب کشورهاي دنيا، معماري سازماني را به عنوان روشي استاندارد در شناخت و باز مهندسي سازمان شناخته و مورد استفاده قرار مي‌دهند. در معماري سازماني براي طراحي آن و طبقه‌بندي اطلاعات و اجرا نياز به چارچوب است که موضوع بحث مقاله قرار دارد.

از چارچوبهاي مورد بحث، چارچوب زاکمن (Zachman) بدين سبب که به همه جنبه‌هاي سازمان توجه كرده است، بيشتر مورد نظر مي‌باشد و به عنوان چارچوب مادر از آن ياد مي‌شود. در اين مقاله سعي بر آن است تا چارچوب زاکمن، جنبه‌ها و ابعاد آن به طور اجمالي مورد بحث قرار گيرد و مزاياي آن گفته شود.

• مقدمه

معماري سازماني فرايندي پيچيده است که کل بخشهاي يک سازمان را درگير مي‌كند و افرادي با تخصص‌هاي متنوع در آن نقش دارند. اين افراد مي‌توانند از بالاترين لايه مديريتي سازمان تا کارشناسان سطوح عملياتي را دربرگيرند، طبيعي است كه هدايت و کنترل فرايند گسترده و بزرگي بدون پيروي از يک الگو و ساختاري فکر شده و منسجم مقدور نخواهد بود.

چارچوبهاي معماري سازماني، در واقع الگوهايي تعريف شده براي تنظيم مراحل کاري و نيز طبقه‌بندي خروجي‌هاي آنها به حساب مي‌آيند.

در حال حاضر تعداد محدودي چارچوب معماري در سطح جهان مورد استفاده قرار مي‌گيرند که هر يك با توجه به منشاء ظهورشان، مناسب معماري سازمانهاي ويژه‌اي هستند. براي مثال چارچوب معماري DoDAF بيشتر مناسب معماري سازمانهاي نظامي يا مشابه است و چارچوب FEAF بيشتر مناسب سازمانهاي غيرنظامي است.

از طرفي چارچوب زاکمن که آن را چارچوبي مرجع نيز مي توان گفت، شش جنبه معماري را از شش ديدگاه بررسي مي‌کند. جان زاکمن که وي را پدر معماري سازماني مي‌نامند، داشتن معماري سازماني را ضرورتي غيرقابل اجتناب براي سازمانهاي بزرگ دانسته، و حيات سازمانهاي بزرگ را وابسته به معماري سازماني مي‌داند (صمدي وند، 1384: 65).

• معماري سازماني

معماري سازماني يك نقشه سازماني است كه ساختار مأموريت و اطلاعات موردنياز سازمان و فناوريهاي لازم براي پشتيباني از آنها را تشريح كرده، فرايند گذار براي پياده سازي اين فناوريها را تعريف مي‌كند (قاسم‌نژاد مقدم، 1386).

• چارچوب

جان زاکمن، چارچوب معماري سازماني را چنين تعريف مي‌کند: چارچوب معماري سازمان يک طرح طبقه بندي شده دو بعدي است که يک نمايش توصيفي را از سازمان بيان مي‌کند (Zachman, 1987).

در تشريح مفهوم چارچوب آمده است که، يک چارچوب معماري:

• ابزاري است که مي‌تواند براي توسعه طيفي از معماريهاي مختلف به کار رود.
• بايد روشي را براي طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي و روش اتصال آنها به يکديگر، ارائه کند.
• بايد داراي مجموعه‌اي از ابزارها باشد که فرهنگ و زبان مشترک را فراهم سازد.
• بايد شامل فهرستي از استانداردها باشد که براي توسعه واحدهاي ساختاري مورد استفاده قرار گيرد (استادزاده، 23، 1384).

برخي از چارچوبهاي رايج، عبارتند از: FEAF، زاکمن، TEAF، DoDAF، TOGAF، C4ISR و... درحال حاضر تعداد محدودي چارچوب معماري در سطح جهان مورد استفاده قرار مي‌گيرند که هر يك با توجه به منشاء ظهورشان مناسب معماري سازمانهاي خاصي هستند.

• تشريح چارچوب زاکمن

جان زاكمن يكي از پيشگامان معماري سيستم‌هاي اطلاعاتي است كه پيشتر در شرکت IBM مشغول بود و هم اكنون هم به عنوان استراتژيست فناوري اطلاعات و معماري سازماني و مدرس معماري اطلاعات در شركت زيفا (Zifa) فعاليت مي‌کند.

زاكمن با ارائه يك روش و الگوي جامع در زمينه معماري اطلاعات آن را تبديل به يك چارچوب معماري اطلاعات كرد، كه در اين چارچوب يك سازمان از زواياي مختلف و در تمامي سطوح مورد بررسي و تحليل قرار مي‌گيرد.

زاكمن معتقد به تحليل سازمان بر مبناي يك چارچوب معماري است و مي‌گويد: تزريق فناوري اطلاعات به يك سازمان بدون به كارگيري چارچوب معماري، سازمان را در آينده با هزينه هاي متعدد نگهداري و توسعه سيستم‌ها، عدم كارايي در راستاي ماموريت سازمان و عدم تطابق‌پذيري با تكنولوژي هاي روز و هزينه هاي سنگين تبديل سيستم‌ها و داده ها روبه رو مي‌سازد (عباسي و همکاران، 28،1384).

چارچوب زاکمن، پراستفاده ترين چارچوب در عرصه معماري سازماني است. او در مقال? اول خود فقط سه جنبه از شش جنب? مدل سازماني(داده‌ها، کارکرد، شبکه) را در نظر گرفت و در قالب چارچوب ISA آن را مطرح کرد.

جان زاکمن در سال 1992 در مقال? ديگر خود با افزودن سه جنب? ديگر( افراد، زمان و انگيزه ) كار خود را تکميل کرده، آن را به عنوان رويکردي نوين در معماري سازماني ارائه کرد.

چارچوب زاکمن، چارچوبي است براي معماري سازماني که يک ساختار منطقي ايجاد مي‌کند. چارچوب زاکمن از دو بعد اصلي و پايه تشکيل شده است.

بعد اول (ستونها) بيانگر جنبه‌ها (Focus‌) (چه چيز؟ چگونه؟ کجا؟ چه کسي؟ کي و چرا؟) است (توصيفات متفاوت از يك محصول از جنبه‌هاي مختلف)، و بعد دوم (سطرها) مبين ديدگاه ذينفعان در سازمان است (برنامه ريز، مالک يا دارنده، طراح، سازنده، پيمانکار و کاربر) (http://InfoTechEra.com). به عبارتي ديگر، اين چارچوب يک ماتريس دو بعدي را ارائه مي‌دهد.

چارچوب زاكمن از نظر تئوري يکي از کاملترين چارچوبهاي معماري موجود است‌. اين چارچوب با پوشش دادن تمامي جنبه‌ها و ديدگاههاي ممکن در رابطه با سيستمهاي اطلاعاتي يک سازمان، به ساختاري کاملاً نرمال در اين رابطه دست پيدا مي‌کند.

مباني و مفاهيم مطرح در اين چارچوب بسياري از چارچوبهاي معماري ديگر را تحت تاثير قرار داده، يکي از مطرح ترين چارچوبهاي معماري حال حاضر به حساب مي آيد. (صمدي، 1384: 68).

چارچوب زاکمن معروفترين قالب براي تدوين معماري سازماني است و به عنوان يکي از متدولوژي‌هاي قدرتمند براي توسعه سيستم‌هاي اطلاعاتي مطرح است. برخي از شرکتها نيز بر اساس چارچوب زاکمن يک متدولوژي پيشنهاد كرده‌‌اند.

• جنبه‌هاي مختلف هر سيستم

داده(چه چيز؟): هر يك از سطرهاي اين ستون به درك و پردازش داده‌هاي سازماني مي‌پردازند. جزييات مدل‌سازي همراه با پايين رفتن در سطرها، افزايش مي‌يابد.

چه چيز در سازمان جريان دارد؟ چه چيز براي سازمان مهم ، حياتي و گلوگاهي است؟ براي مثال: جريان كاري، اطلاعات، موجوديت‌هاي كسب و كار، محصولات، مواد اوليه، دستوركارها، بخشنامه‌ها، فرمهاي سفارش، داده‌ها و ارقام.

كاركرد (چگونه؟): سطرهاي موجود در ستون كاركرد، فرايند ترجمة مأموريت سازمان به عمليات جزئي‌تر لازمة آن را، تشريح مي كنند.

روندهاي كاري، در هر سطح چگونه انجام مي‌شود؟ كدام ماموريتهاي سازمان مهم است؟ اين مأموريتها چگونه انجام مي شوند؟ براي مثال: وظايف، مأموريتها، فرآيندها، جريانهاي كاري، حوزه‌هاي مسئوليت و سيستم‌هاي كاربردي در اين خانه‌ها مي‌گنجد.

شبكه (كجا)؟: كجا همه اين اتفاقات رخ مي دهند. موقعيت جغرافيايي، شعب سازمان، واحدهاي سازماني، چارت سازماني، شبكه هاي كاري، شبكه هاي داده ها و اطلاعات، شبكه هاي كامپيوتري، همگي مي‌توانند پاسخ‌هايي به اين پرسش باشند.

افراد (چه کسي؟): ستون چهارم شرح مي‌دهد كه چه كساني در حرفه درگير هستند. اين ستون به ويژه از نظر امنيت، داراي اهميت است.

چه كسي و يا كساني در اين رويدادها نقش دارند؟ بازيگران چه كساني هستند؟ مديران، كاركنان، نقشهاي سازماني، نقشهاي فرآيندي، نقشهاي سيستمي، واسط‌هاي كاربر، هر كدام مي‌توانند به نوبه خود بازيگر اصلي باشند.

زمان (چه وقت؟): ستون پنجم، تأثير زمان را بر سازمان، شرح مي دهد. فهرستي از رخدادها و زمانهاي تاثيرگذار، زمانبندي كسب و كار، نمودارهاي توالي و ترتيب عمليات، ترسيم توالي عمليات ميان مؤلفه‌ها و زمان بندي واقعي كار در سازمان، ترتيب افزايش جزئي‌نگري در اين ستون را نشان مي دهند.

انگيزه (چرا؟): اين ستون بر ترجمة هدفها و راهبردهاي حرفه به نتايج و ابزارهاي خاص متمركز است و مي‌تواند براي دربرگيري همة محدوديتهايي كه بر تلاشهاي سازماني اعمال مي‌شوند، گسترش يابد.

بايد دانست كه ستونها، مجزا نيستند بلكه اجزاي منطقي سازندة آنها داراي ارتباطات معنايي با هم هستند (فتح‌اللهي، 1384).

اما يك نگرش در سازمان نمي‌تواند تمام اطلاعاتي را كه از يك مدل انتظار مي رود ارائه کند. مگر آنکه در بررسي سازمان از هر جنبه (داده، وظيفه و ...) آن را با نماهاي مشخصي در نظر بگيريم. براي مثال هنگامي كه از چه چيز؟ صحبت مي‌كنيم بايد مشخص شود از چه جايگاهي سازمان را مي‌نگريم؟ براي يک مدير عامل چه چيز؟ پاسخي جز سود و زيان، محصول، واحدهاي سازماني شركت، زنجيره تأمين، مواد اوليه و مانند آن را در بر ندارد. براي يك مدير كارگاه همين پرسش، پاسخهاي ديگري دربرخواهد داشت. همچنين است براي يك مهندس يا تحليلگر سيستم كه اين پرسش به معناي، داده‌ها و اطلاعات مجرد در محيط سيستم‌هاي اطلاعاتي است.

بنابراين با تقاطع اين دو مؤلفه (جنبه‌ها و نماها) است که مي‌توان به مدل سازي جامع معماري سازمان پرداخت. اين مدل‌سازي بايد بتواند تمام موارد و مناسب پيدا و پنهان سازمان را مورد موشکافي قرار داده، در سطوح مختلف اين كار را انجام دهد.

• نماهاي مختلف هر سيستم

حوزه (Scope ): منظور اصلي از سازمان را تصوير مي‌كند. اين سطر، ديدگاه برنامه‌ريز يا سرمايه‌گذاري است كه قصد دارد، هزينه و عملكرد كسب وكار يا سازمان مورد نظر خود را تخمين بزند. اعضاي هيئت مديره، سهامداران يا اعضاي هيئت امنا، نمونه‌هايي از افراد داراي اين ديدگاه هستند. تقريبا همة اطلاعاتي كه در اين سطر مي آيند، به صورت متن آزاد است.

• مدل سازمان يا كسب و كار:

ديدگاه صاحبان كسب وكار را نشان مي دهد. اين صاحبان كساني هستند كه به طور مستمر با حرفه درگير هستند. كارمندان (مديران سطح بالا و مياني و مجريان با اهميت) داراي چنين ديدگاهي هستند. آنچه در اين سطر قرار مي گيرد همان چيزي است كه به عنوان مدل كسب و كار مي‌شناسيم.

• مدل سيستمي:

نتيجة كار تحليلگراني است كه با بررسي سازمان و كسب وكار آن (در سطر پيش)، معماري سامانه‌هاي اطلاعاتي سازمان را استخراج كرده‌اند. بنابراين مي‌توان گفت اين سطر، نشان‌دهندة ديدگاه تحليلگران و طراحان سطح بالاست. بايد توجه كرد كه جزييات طراحي در اين سطر نمايش داده نمي‌شود.

• مدل فناوري :

براي آنكه معماري تحقق يابد، نياز دارد توسط فناوري پشتيباني شود. در اين سطر است كه استانداردهاي پياده‌سازي سيستم‌ها، برگزيده مي‌شوند.

• مدل توصيفي:

توسط كساني تهيه مي‌شود كه به عنوان پيمانكار در اجراي سيستم‌هاي اطلاعاتي پيش بيني شده در سطر پيش، فعاليت مي‌كنند. در اينجا بايد معماري سيستم‌هاي اطلاعاتي، متناسب با فناوري كه از سوي شركت مجري برگزيده شده، تبديل به طراحي سطح پايين شود.

اين سطر، به معناي كامل آن به مهندسي نرم افزار مربوط مي شود و افراد سهيم در آن همان كساني هستند كه در نظر عامة مردم به آنها برنامه نويس گفته مي‌شود (اگرچه بايد دانست چنين پيمانكاري بايد گروهي مركب از همة كارشناسان مهندسي نرم‌افزار اعم از تحليلگر سيستم، طراح، معمار، برنامه نويس، آزمايشگر و ... داشته باشد).

• سازمان در حال كار:

البته اين يك مدل نيست. اين سطر در بسياري از روشهاي انجام معماري ديده نشده است، چرا كه از راه زبان و نمودار قابل بيان نيست. اين سطر نشان‌دهندة ديدگاه كاربران سازمان است.

بنابراين با تقاطع اين دو مؤلفه، يعني جنبه‌ها و نماها است كه مي‌توان به مدل‌سازي جامع معماري سازمان پرداخت. اين مدل‌سازي بايد بتواند تمام جنبه‌هاي پيدا و نهان سازمان را مورد موشكافي قرار داده، در سطوح مختلف مدل‌سازي انجام شود. بنابراين، شكل كامل چارچوب معماري سازمان شامل شش ستون عمودي به عنوان مؤلفه‌هاي جنبه‌اي و شش سطر افقي به عنوان مؤلفه‌هاي نمايي سازمان است.

• مزاياي چارچوب زاكمن در مقايسه با ديگر چارچوبها

در يك دسته‌بندي صريح مي‌توان گفت چارچوب زاكمن نسبت به همة چارچوبهاي ديگر، دست كم داراي سه مزيت عمده است:
وجوه كاملتر معماري: همة چارچوبهاي معماري سه ركن اصلي داده، كاركرد و شبكه را در خود جاي داده‌اند. زاکمن اين مزيت را نسبت به ساير رقباي خود داشت که جنبه کاملتري (زمان، افراد و انگيزه) از معماري را در چارچوب خود بگنجاند.

استفاده از ديدگاههاي معتبر: آن دسته از كساني كه معماري را در چارچوب دو بعدي نگريسته‌اند، در ارائة ديدگاههايي كه نسبت به هم داراي رابطه‌اي تكرارشونده باشند، موفق نبوده‌اند. زاکمن ديدگاههايي را وارد چارچوب خود كرد كه از بالا به پايين نسبت به هم داراي رابطة مهندسي و از پايين به بالا داراي رابطة مهندسي معكوس هستند.

اين رابطه جالب توجه به يكپارچگي چارچوب كمك شاياني كرده است، چرا كه هر تغييري را در سطر بالا دست كه عموما از جنس مديريتي، سازماني و راهبردي است؛ مستلزم تغييري در سطرپايين دست است و پيش بيني هر تغييري در سطر پايين دست را كه از جنس فناوري است، مستوجب پش‌بيني تغييراتي در سطر بالادست مي سازد.

نرمال بودن خانه‌ها: سطرها و ستونهاي چارچوب زاكمن از يك سو به راحتي تعريف مي‌شوند و از سوي ديگر قواعد مدون و دقيق بر آنها حاكم است.

بنابراين در تفسير قواعد حاكم منجر به پديد آمدن خانه‌هايي شده است كه داراي هيچ گونه افزودگي نيستند. اين سخن كه مي‌توان از آن به نرمال بودن چارچوب ياد كرد، نه تنها به اين معني است كه خانه‌ها داراي همپوشاني نيستند، بلكه اطلاعات اضافي نيز در خود ندارند. به عبارت بهتر، هرگونه كاستن، افزودن يا تغيير در چارچوب معماري را با مخاطرة از دست رفتن جامعيت مواجه مي‌كند (فتح‌اللهي،1384).

• مشخصات کلي چارچوب زاکمن

به طور خلاصه مي‌توان گفت، چارچوب زاکمن:

1. ساده است: يادگيري و فهم آن ساده است، تخصصي نيست و صرفا منطقي است.
2. جامع است: يک سازمان در اين چارچوب به صورت کامل و همه‌جانبه مورد توجه قرار مي‌گيرد.
3. زباني است: کمک مي‌کند که مفاهيم پيچيده و ارتباط دقيق ميان آنها با واژه‌هاي غير تخصصي موردنظر قرار گيرد.
4. ابزار برنامه‌ريزي است: به ما کمک مي‌کند که بهتر تصميم‌گيري كنيم.
5. ابزار حل مسئله است.
6. ذاتي است: کاملا مستقل از ابزارها يا متدلوژي‌ها تعريف مي‌شود.
7. با ارائه ديدگاههاي متفاوت، ارتباط تنها به توسعه دهندگان و معماران محدود نمي‌شود، بلکه به صراحت با ذينفعان مختلف ارتباط دارد (جان‌بخش،1384).

• نتيجه‌گيري

بنا به گفته زاکمن در کتاب خود، معماري سازماني چيز اجتناب پذيري نمي‌باشد و معماري سازماني بايد به يک موجوديت ضروري و واجب تبديل شود.

براي انجام اين امر نيز نياز به چارچوب است که در بين چارچوبهاي متعددي که وجود دارد به دليل اينکه چارچوب زاکمن به همه جنبه‌هاي سازمان از تمام ديدگاهها توجه كرده است و به صورت سيستمي، نه تک بعدي، به سازمان مي‌نگرد، به عنوان چارچوب کامل و مادر تلقي مي‌شود و با كمك آن مي‌توان سازمان را دوباره طراحي كرد.